تـاریخچـه تشكیـل مجمـوعـه كتابخانه بـه آغـاز دهـه 1240 ش. باز می‌گردد.در 1268 ق./1231ش.، مدرسه دارالفنون در تهـران كار خود را آغاز كرد و 12 سال بعد ( 1280ق./1243ش.) كتابخانه كوچكی در آن مدرسه تأسیس شد و تقدیر چنین بود كه این مجموعه كوچك در مدرسه ای كه به سبك اروپایی ساخته شده بود، هسته اولیه مجموعه كتابخانه ملّی ایـران شـود كـه 73 سـال بعـد، در سوم شهریور 1316ش. رسماً در تهران، گشایش یافت و یكی از مظاهر تجدد در این كشور به شمار می رفت.
در عهد مظفرالدین شاه كه آشنایی ایرانیان با تمدن غرب بیشتر شد، در 1315ق./ 1276ش.، به منظور اشاعه فرهنگ و تأسیس مـدارس جـدیـد، انجمـن معـارف تهران تشكیل شد. انجمن یك سال بعد، در 17 جمادی الثانی 1316/1277 ش. «كتابخانه ملی معارف» را با مجموعه ای كه با كوشش فراوان گردآوری كرده بود، در جنب مدرسه دارالفنون، در محل انجمن، تأسیس نمود.
نكته مهم اینكه واژه «ملّی» كه در نـام ایـن كتابخانه بـه كـار رفتـه، بـه هیچ وجه به معنای «ملیتی» و «ملی گرایانه» نبـود، بلكـه بیـانگـر آن بـود كـه این كتابخانه هیچ گونه وابستگی به دولت ندارد و مؤسسه ای است غیرانتفاعی و مردمی. از این رو، بی جا نیست اگر آن را نخستیـن كتابخانه عمـومی ایران بدانیم كه در تهران تأسیس شد؛ کما اینكه تا چند دهه بعد كتابخانه ملی تبریز، كتابخانه ملی فارس، كتابخانه ملی كرمان، و كتابخانه ملی رشت نیز، كه جملگی كتابخانه عمومی بودند، در ایران تأسیس شدند. والا در هركشوری فقط یك كتابخانه ملّی می تواند وجود داشته باشد. از این رو، صحیح نیست «كتابخانه ملی معارف» را سلف كتابخانه ملـی ایـران بدانیم.
در 1324ق./1284ش.، در زمان وزارت علاء الملك، كتابخانه ملی معارف به مدرسه دارالفنون منتقل و با كتابخانه آن مدرسه ادغـام شد. در 1338ق./1298ش.، در زمـان وزارت معارف حكیم الملك، نـام «كتـابخـانـه معـارف» را بـر ایـن كتابخانه نهادند و بالاخره در 1353ق./1313ش.، در دوره وزارت معـارف علی اصغر حكمت، بـه نـام «كتابخانه عمومی معارف» خـوانـده شـد.
بنـا بـر نـظامنـامـه كتابخانه عمومی معـارف (مصوب 9 دی 1313 ش.) كتابخانه «از دوایر اداره انطباعات بـوده» و حدود 5000 جلد كتاب و به طور متوسط 31 نفر مراجعه كننده در هر روز داشته است.
بـخش «وظایف» نیـز فقـط بـه شـرح وظایف كاركنان كتابخانه اختصـاص دارد و هیـچ اشاره ای به وظایف كتابخانه نمی كنند.
اما در نظامنامه اداره انطباعات (سازمان مادر كتابخانه معارف) در بخش دایره كتابخانه ملّی، وظایف كتابخانه عبارت بودند از:
- الف) تنظیم و مواظبت كتب موجود در كتابخانه و تدوین و طبع فهرست های لازم برای كتب.
- ب ) جمع آوری كتب منطبعه و جراید و مجلات داخله و خارجه كه به كتابخانه می رسد.
- ج ) انتخاب و تعیین كتب خطی و چاپی كه همه ساله باید برای تكمیل كتابخانه خریداری شود.
اینهـا بیشتـر وظایف كلی یك كتابخانه عمومی است.
ریاست كتابخانه معارف در این زمان بر عهده جهانگیر شمس آوری بـوده كـه بـه تازگی از آمریكا به ایران برگشته و با كتابخانه های جدید آشنا بود.
رویداد مهم دیگر در 1313ش.، برگزاری كنگره و جشن هزاره فردوسی در تهران بود؛ شاید برای نخستین بار بود كه گروه چشمگیری از ایران شناسان و خاورشناسان سراسر جهـان در ایران گرد می آمدند.
در مدرسه دارالفنون تالاری به نام فردوسی نام گذاری شد و آثار خـاورشنـاسـان و ایـران شنـاسـان میهمـان و كتـاب هـایـی كـه به كنگره اهدا كرده بودند، در آنجا گردآوری شد. پس از برگزاری كنگره، این كتاب ها نیز به مجموعه كتابخانه عمومی معارف اضافه شد.
ریشه های شكل گیری كتابخانه ملی ایران، همچون بسیاری از نهادهای اداری نوین ایران به عصر ناصرالدین شاه قاجار باز می‌گردد. تأسیس کتابخانه سلطنتی در دربار و مهم تر از آن تأسیس كتابخانه ای در مدرسه دارالفنون (1242شمسی) نخستین گام ها در مسیر ایجاد كتابخانه ملی بود. پس از آن انجمن معارف که به جهت توسعه مدارس در ایران ایجاد شده بود، ساختمانی در كنار كتابخانه دارالفنون با نام «كتابخانه ملی معارف ایران» به جهت استفاده محصلین مدارس به راه انداخت که حرکت به سوی تأسیس کتابخانه ملی را سرعت بخشید.
با این حال وضعیت عمومی كشور در سال های زوال حكومت خاندان قاجار مسئله كتابخانه را از اولویت ها خارج كرد تا اینکه با روی کار آمدن حکومت پهلوی که ملت سازی و ملی گرایی یکی از اولویت های اصلی اش بود، این نیاز دوباره مطرح شد. مهدی بیانی که ریاست کتابخانه معارف را بر عهده داشت، ایده ساخت “كتابخانه ملی ایران” را با علی اصغر حكمت در میان گذاشت و حکمت از شاه درخواست کرد که در كنار ساختمان در حال ساخت موزه ایران باستان، ساختمانی نیز برای كتابخانه ملی ساخته شود. در سوم شهریور ماه سال 1316، كتاب های كتابخانه معارف با موافقت وزارت فرهنگ و معارف به ساختمان جدید منتقل شد و در بیست و سوم شهریورماه نیز رسماً نام «كتابخانه ملی ایران» را برخود گرفت.
یکی از مهم ترین اقدامات صورت گرفته پس از انقلاب که بر ماهیت و عملکرد کتابخانه ملی، تأثیر بسزایی گذاشت ادغام کتابخانه ملی با مرکز خدمات کتابداری بود. این مركز که در سال 1347 آغاز به فعالیت کرده بود، در سال 1361 با كتابخانه ملی ادغام شد. قبل از این ادغام، كار سازماندهی منابع به صورت اصولی و علمی انجام نمی شد و از این زمان بود که حركت نوینی در فهرست نویسی با استفاده از توان نیروهای متخصص مركز و به ویژه اعضای هیأت علمی، به طور علمی و مطابق با استانداردهای بین المللی سازماندهی آغاز شد.
تصویب قانون واسپاری یکی از اقدامات اساسی در جهت بهبود عملکرد کتابخانه ملی بود که در سال 1368 به درخواست وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی انجام گرفت و به موجب مصوبه «الزام ناشران به تحویل تعدادی نسخ رایگان انتشارات خود به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی»، کلیه ناشران کتب و مطبوعات دولتی و غیردولتی موظف به واسپاری آثار خود به کتابخانه ملی شدند.
پیش از انقلاب کتابخانه ملی تحت نظر اداره كل كتابخانه های وزرات فرهنگ و هنر و پس از انقلاب تحت نظر وزارت فرهنگ و آموزش عالی بود، اما در نهایت در سال 1369، به موجب قانون اساسنامه کتابخانه ملی ایران مصوب مجلس شورای اسلامی، سازمان كتابخانه ملی ایران به عنوان سازمانی مستقل و زیر نظر مستقیم ریاست جمهوری قرار گرفت.
در نهایت در سال 1381 به منظور ساماندهی مدیریت اسناد و ایجاد هماهنگی، تسهیل در دسترسی و صرفه جویی، سازمان اسناد كشور با كتابخانه ملی ایران ادغام شده و نام آن به «سازمان اسناد و كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» تغییر یافت.
سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران هم اکنون با چهار معاونت (معاونت كتابخانه ملی، معاونت اسناد ملی (آرشیو)، معاونت پژوهش و دیجیتال و معاونت توسعه مدیریت و منابع انسانی) در دو ساختمان «کتابخانه ملی ایران» و «گنجینه اسناد ملی ایران» فعالیت می کند.
نخستین ساختمان کتابخانه ملی ایران با طراحی آندره گدار، معمار و باستان شناس نام آشنای فرانسوی، در كنار ساختمان موزه ملی ایران ساخته و در سال 1316 ش. رسماً افتتاح شد. چند سال پس از افتتاح كتابخانه ملی، نیاز به گسترده تر ساختن فضای كتابخانه در میان مسئولین آن به خوبی احساس می‌شد و بدین خاطر ساختمان جدیدی در سال 1340 به کتابخانه ملی افزود شد و زیربنای ساختمان كتابخانه ملی به 1000 متر مربع رسید.
پس از تبدیل شدن كتابخانه ملی به سازمانی مستقل، بار دیگر فكر گسترش مجموعه ساختمان‌های كتابخانه ملی جدی شد. در سال 1375كلنگ ساختمان جدید توسط آیت الله هاشمی رفسنجانی، رئیس جمهور وقت زده شد. كار ساخت آن در تابستان 1383 پایان یافت و در 11 اسفند همان سال طی مراسمی و با حضور رئیس جمهور وقت، حجت‌الاسلام و المسلمین سید محمد خاتمی، رسماً افتتاح شد.
ساختمان جدید كتابخانه ملی، در هشت طبقه و حدوداً 97000 متر مربع زیربنا ساخته شده است و در برابر زلزله 9 ریشتر مقاوم است. این ساختمان درشرایط عادی 4 میلیون جلد و درصورت استفاده ازقفسه بندی فشرده تا 7 میلیون جلد كتاب ونشریه ادواری را درخود جای می دهد.
از مهم ترین ویژگی های ساختمان، معماری پلکانی و ترکیب هرمی آن است. حجم پلكانی ساختمان، این امكان را فراهم كرده تا نور افق از روزن ها و نورگیرهای حاشیه ای بین طبقات (پنجره‌های اسپری) و نور خط الرأسی از نورگیرهای سقفی مستقر در سطوح بام ها، همه فضاهای اصلی و تالارهای مطالعه را غرق در روشنایی سازد. تركیب هرمی ساختمان یادآور تركیب اكثر بناهای معماری گذشته ایران است و روشنایی فضاهای داخلی با تأمین بیشترین نور از نورگیرهای سقفی و پیشانی های ساختمان، فضای بازارها و تیمچه ها و مساجد و بناهای تك افتاد‌ه‌ای چون قلعه ها و ارگ ها را در ذهن بیننده تداعی می‌كنند. تركیب هرمی بنا به حجم اصلی ساختمان منحصر نمی گردد و ادامه آن در پستی و بلندی های سبز اطراف محوطه، ساختمان و محوطه را به صورت اندامی یكپارچه تا كناره های زمین كشانده و باعث گردیده تا این بنای ماندگار با دوستی با محیط اطراف خود به این مرتبه برسد.
در ایران از عهد باستان، مانند سایر تمدن‌های كهن، اسناد و مدارك را در آرشیوها بایگانی می كردند و برای آن اهمیت زیادی قائل بودند؛ چنان كه در دوره هخامنشی (330 تا 550 پیش از میلاد) زیربنای تشكیلات اداری امپراتوری را بایگانی سلطنتی تشكیل می‌داد و رئیس سازمان اداری، رئیس بایگانی سلطنتی بود. روند حفظ اسناد در دوره ی اشکانیان و ساسانیان هم ادامه پیدا کرد و پس از رواج اسلام در ایران، به راهنمایی وزیران ودبیران ایرانـی اسـناد در محلـی بـا عنوان «خزانه» نگهداری می شد. در حكومت صفویه تهیه و ارسال اسناد و مدارک امور مملكتی در دفترخانه دیوان اعلی (عمارت چهل ستون) محافظت می شد.
هر چند سابقه امور مربوط به اسناد و نگهداری آنها در مخازن دولتی و سلطنتی پیشینه ای بس طولانی دارد، اما اندیشه پیدایش بایگانی در مفهوم مدرن آن، به دوران قاجار باز می گردد. در اوایل دوره قاجاریه آرشیو در تشكیلات دربار قرار داشت و جزء اداره بیوتات بود اما از دوران ناصرالدین شاه بـا گـسترش سـازمان هـای اداری در ایران و تولید انبوه اوراق و پرونده های راکد، ایجـاد آرشـیو ملـی و مرکـز بایگـانی راکـد کـل کشور به صورت ضرورتی اجتناب ناپذیر مطرح شد. در طول سالهای 1280-1309ش. هیئتی فرانسوی و بلژیکی طرحی برای اصـلاح نظـام بایگـانی کشور بـه اجـرا گذاشـتند و پس از آن برای نخستین بار در سال 1309 در هیئـت وزیـران مصوبه ای برای تشکیل یک مرکـز اسـناد دولتـی تنظیم کرد که بر اساس آن وزارت مالیه (دارایی) اختیار گردآوری بخش اعظم قراردادها، امتیازات و اسناد دولتی را در اتاقی واقع در کاخ گلستان با عنوان «مرکز اسناد دولتی» را کسب کرد. تصویب لایحه تشکیل بایگانی کل کشور در 1338 و تصویب ایجاد مرکز بایگانی راکد در 1343 از دیگر گام های زیربنایی برای پایه گذاری مرکز اسناد ایران بودند. درنهایت لایحـه تأسیس «سازمان اسناد ملی ایران» به مجلس شورای ملی داده شـد و پـس از بررسـی قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران در تاریخ 1349/2/17 بـه تـصویب رسـید وبـه دولـت ابـلاغ شـد. بر اساس این قانون از همان آغاز شورایی با عنوان «شورای اسناد ملی» تشکیل شد که یکی از مهم ترین ارکان آرشیو ملی از آغاز تا کنون بوده است.
سازمان اسناد ملی ایران تا سال 1381 به عنوان سازمانی مستقل و زیر نظر سازمان امور اداری و استخدامی مشغول فعالیت بود، تا این كه در تاریخ 1381/6/2، بر اساس مصوبه شورای عالی اداری، با کتابخانه ملّی ایران ادغام و سازمانی جدید با عنوان «سازمان اسناد و كتابخانه ملّی جمهوری اسلامی ایران» زیر نظر نهاد ریاست جمهوری، به وجود آمد و هر دو نهاد پیشین، در آن به عنوان معاونت هایی مستقل، شروع به فعالیت کردند
این ساختمان در سال 1381 افتتاح گردیده، در زمینی به مساحت 7500 متر مربع احداث شده است و دارای 36000 متر مربع زیربنا در 17 طبقه می باشد. اسكلت ساختمان انعطاف پذیر بوده و درمقابل لرزش های ناگهانی و زلزله، مقاوم می باشد.
ساختمان برروی یك كرسی بتنی گسترده مستطیل شكل بنا شده و به تدریج در طبقات فوقانی آن از سطوح طبقات كاسته می شود و سازه زیگورات مانندی را تشكیل می دهد. وجود قوس ها و نقوش اسلیمی در نما، از جمله تمهیدات طرح برای الهام پذیری از معماری دوره اسلامی می باشد.
سازمان اسناد و كتابخانه ملی ایران به جهت عدالت در دسترسی ساکنین سایر شهرها، علاوه بر تهران دارای ۱۲ دفتر استانی است که این شعب عبارت اند از: